Статья Евгения Бессарабова, управляющего партнера специализированной компании управленческих, технологических и кадровых решений PSA Consulting & Management Systems, в издании «Украинский Юрист»
ТЕМА: НА АВТОМАТЕ. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Интерес к автоматизации собственного бизнеса у Юридических фирм был всегда. Вопрос лишь в том, насколько четко та или иная Юридическая Фирма видит и понимает, что именно в своих бизнес-процессах она бы хотела автоматизировать и как это правильно организовать.
Нужно выделить ряд ключевых моментов, от которых зависит итоговый результат и успешность любой автоматизации – от отдельных процессов (например, маркетинг и CRM, учет времени и биллинг, внутренние коммуникации и процедуры, оценка персонала и KPI и т.д.) и до комплексной автоматизации всех процессов (на базе платформ ERP / PSA- класса).
ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Итак, прежде чем рассмотреть вопрос приобретения программного обеспечения (ПО) для автоматизации процессов, необходимо:
- Иметь четко отработанные процессы, которые реально работают в Вашей фирме. А также людей (персонал), которые хорошо понимают их значение, необходимость и целевое назначение на уровне менеджеров процессов (в противном случае Вы должны понимать: Вам необходимо не только ПО, но и привлечения экспертов в области управления Юридической Фирмой и ее бизнес-процессов, которые либо научат ваших сотрудников, или же помогут их подобрать)
- Понимать тот факт, что за любым внедрением (от небольшого процесса до комплексных и сложных) должны быть закреплены ответственные лица. Когда речь идет о тех же CRM, маркетинговых, коммуникационных процессах – это должны быть Ваши внутренние специалисты и менеджеры, которые отвечают за спектр данных вопросов в Вашем бизнесе. Фантазии и чьи-то сказки о том, что приобретенное ПО «собственно и заменит необходимость в таких функциях», мягко говоря иллюзия и самообман;
- Выбирая ту же CRM-систему, знать, что функции CRM заключаются не только в автоматизации рассылки или составлении базы контактов. Подумайте о том, как Ваши упорядочены контакты в дальнейшем будут связаны с функциями: учета времени, биллинга, системы оценки сотрудников и партнеров, гонорарной политикой и системой управленческой (финансово-экономической) отчетности и т.д. Чтобы сразу понимать: будет ли внедряемая система одной из нескольких в Вашей фирме (так называемый зоопарк системы) или же она будет каким-то путем интегрироваться с другими Вашими системами. Если интегрированная, то опять же, как будет выглядеть эта интеграция и сколько на нее будет потрачено временных и финансовых ресурсов;
- Выяснить, является ли выбранная Вами система «коробочным продуктом», под который Вам нужно будет подстраиваться, или же это платформа, на которой можно легко настроить решение под Ваши особенности и бизнес-процессы. Если Вам сообщают, что настроить можно, обязательно уточните до мельчайших деталей: сколько на это уйдет времени и средств, не поленитесь перечислить все детали продавцу ПО – все Ваши особенности, и не забудьте получить уверенные и понятные ответы. Необходимо помнить, что в сфере ПО продавцы – это дилеры (даже если это внутренний отдел продаж софтвеерной компании), цель которых – продать и получить за это свой «гонорар продавца», а дальше они передадут Вас в отдел внедрения, который будет разбирать все то, что они Вам продали (из частых случаев тихая или и громкая ненависть);
- Осознать, что утверждение о том, что система нужна «только фирме, в которой более чем Х сотрудников» или «только крупным фирмам» — не более чем миф. Конечно же, это не так. Как говорят, раньше начнете – быстрее сделаете. Дешевле обойдется, между прочим, если начать сразу, пока Ваша компания еще не большая или даже является стартапом.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ
В конце концов, для грамотного выбора необходимо хорошо разбираться в рынке существующих предложений ПО, которое Вы ищете для автоматизации своих процессов. Это та же ситуация, что и, например, с наличием на рынке уровневых юристов. То есть много тех, кто позиционирует себя как классный юрист, но когда дело касается непосредственно подбора персонала и Вы начинаете смотреть на десятки кандидатов, хочется плакать. Почему? Ибо Вы хорошо разбираетесь в юристах и можете адекватно их оценивать.
Так вот, чтобы выбрать ПО, необходимо также хорошо разбираться в особенностях рынка и существующих предложениях. К сожалению, на рынке ПО с каждым годом появляется все больше красивых позиционирований и картинок, в которых не заложен глубокого контента, а есть только привлекательный «фасад» с очень ограниченным функционалом. Тем более, для такой узкой и специфической отрасли, как юридический бизнес.
Почему так? Ответ прост: профессиональное, специализированное ПО к любому виду деятельности создается не программистами (программисты имеют лишь техническую роль в создании любого ПО), а экспертами, которые хорошо знают и глубоко понимают сферу и систему управления в ней, за плечами которых (при идеальных условиях) опыт работы в отрасли и десятки успешных проектов. Сегодня на рынке настоящий технологический бум, с десятками и сотнями стартапов, за которыми стоят программисты, задача которых — программировать, и продавцы ПО, задача которых — быстро и массово продавать.
Еще одна ошибка — это перенос ответственности за выбор системы на ІТ-специалистов компании. ІТ-специалисты обязательно должны участвовать в процессе выбора как технические эксперты, которые будут оценивать Ваш выбор из своей, технической, точки зрения, но они не могут сделать выбор, поскольку не являются экспертами в области управления Вашим бизнесом. Именно поэтому при выборе ПО я рекомендовал бы обратиться к профильным экспертам — выходцам из сферы юридического бизнеса, которые результативно занимаются вопросами автоматизации.
Евгений Бессарабов,
Управляющий партнер специализированной компании управленческих, технологических и кадровых решений PSA Consulting & Management Systems.
Статья публиковалась:
На автомате. Техническое задание // Украинский Юрист. – 2016. – №4 (160) (апрель) – с. 30-31
https://www.facebook.com/ukrjurist/posts/963684920348175
